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住所録の作成方法

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住所録の作成方法

住所録の作成

住所録を作成する方法で、最近では筆王や筆まめ等の年賀状ソフトで簡単に作成できますが、Excelで住所録を作っておくとそういった年賀状ソフトにも変換出来、結構重宝します。ここでは住所録を簡単に作成する方法を解説します。


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まず、最初にExcelのセルに名前、郵便番号、住所(住所は2つか3つに分けておくと後々役に立ちます。)、電話番号等を1行に並べて書きます。この時、注意することはA1セルにずらっと書かないことです。時々ずらっと書いて編集に困ることがあります。必ず、A1セルに名前、B1セルに郵便番号と別々に書いてください。 


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次に文字列をセンター(中央)にして、適当な間隔にセル幅を広げておきます。後からでも修正は可能です。そして、郵便番号、住所、電話番号と数字を入れる個所をセルの書式設定(「書式」から「セル」)で表示形式を「文字列」にします。



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どうして上で説明したようにするかと言いますと、左図のように「1-4-1」と打ち込みますよね、すると右図のように「2001/4/1」と認識してしまいます。そう言うことがないように、「文字列」にしておくのです。「文字列」とは字の通り打ち込んだ文字をそのまま表示するということです。

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普通に一人ずつ連絡先を書いていくのもいいですが、人数が多い場合少しこのまま書いていくには間違える可能性もありますよね?



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そこで登場するのが「フォーム」を使って住所録を書きあげていく方法です。Excel2007では初期設定で「フォーム」がリボンのどこにも存在しませんが、次の項目で「フォーム」の出し方を説明しますのでここでは省略します。

フォーム」を使う前に項目にある「名前」のセルをアクティブにします。(選択)そして「フォーム」ボタンをクリックすると左図のように出てきますので、新規をクリックします。名前から順番に入れていくのですが、名前を入れた後にエンターキーを押すと次の新規になっちゃいますので、ここは「タブ」キーをクリックします。(「タブ」はキーボードの左側の「半角/全角」の下にあります。)もしくはマウスで一つずつ選択していってもいいですが、キーボードとマウス両方使うのは面倒ですよね?「タブ」キーを使いこなしましょう!

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次に少ない人数だと問題はないのですが、段々と下の方に住所録が出来あがってくると項目が見えなくなってしまいますよね?見えなくてもいいと思う方はそのままでもいいのですが、ここで住所録以外に使うときにも便利な「ウインドウ枠の固定」を使いましょう。

まず最初に、固定したいセルの下をアクティブにします。そして「表示」の「ウインドウ枠の固定」をクリックします。一番上の「ウインドウ枠の固定」をクリックするだけで項目行はどこまで下に「スクロールバー」でいっても消えることはなくなりました。


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上図のように2行目から16行まで見えなくなりましたが項目は残ってますよね?



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特に、住所録を作るだけでは必要ないかもしれませんが「フィルタ」の使い方を。「フィルタ」とはある特定を抽出することです。

たとえば、住所で東京都だけを抽出して人数を確認するとかはがきに印刷するとかする時に使います。

まず、「フィルタ」機能を付ける項目を選択します。そして「データ」の「フィルタ」をクリックするだけです。そうすると項目の横に下向き矢印がくっつきましたよね?抽出したい項目の矢印をクリックすると右図のように出ますので、自分が抽出したいところをチェックを入れるか選択します。


フォームの追加

上の項目でも途中で触れましたが、Excel2007では「フォーム」が初期設定ではありません。そこで「フォーム」ボタンを使えるようにする方法を解説します。

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Excelのリボンの左の方にある丸いボタン(Microsoft officeボタン)をクリックします。新規作成とかいろいろ出てきますが、一番下の右の方にある「Excelのオプション」を選択します。


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その中にある「ユーザー設定」のタブを選択します。すると「クイックアクセスツールバーをカスタマイズします」と書いてあります。そうです、リボンに追加でもいいのですが、クイックアクセスツールバーに登録すると土のタブを開いていても関係なく開くことができます。Windowsのクイックバーみたいなものです。

そこで、「すべてのコマンド」を「コマンドの選択」の中から選びクリックします。


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すると「フォーム」が下の方にありますのでクリックして反転させてから「追加」をクリックします。私の場合、上書き保存と元に戻す、やり直しを先に登録しています。


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「追加」をクリックすると右に移動しましたよね?
これでクイックツールバーに登録完了です。


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上図の「Microsoft officeボタン」の右横に赤丸で囲んである「フォーム」ボタンが入りましたよね?

クリックしてみてください^^


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